Podcast AIMES : Gérer ses références !

Bonjour à tous et bienvenue dans la série : Les bonnes pratiques de AIMES !

Aujourd'hui, nous vous aidons à organiser votre stock. Et ça commence par identifier vos produits en leur attribuant un code unique.


Que vous soyez seul ou en équipe, que vous sous-traitiez votre production, que vous aillez des petits ou des gros volumes, une chose est sûre, vous devez identifiez vos produits.

Pourquoi est-il important de codifier ses références produits ?

Tout d'abord car cela aura un impact direct sur la rentabilité de votre entreprise. Etre une petite entreprise ne signifie pas être désordonnée. Et si vous voulez positionner votre entreprise sur les rails de la réussite, vous feriez bien de vous structurer dès maintenant. Même si vous n'avez pas encore commencer à vendre !

Comment ça marche ?

Et bien en mettant en place une identification pour vos produits, vous gagnerez considérablement en temps de gestion. Une commande est arrivée ? Je sais exactement quel produit correspond à la commande. Comme j'ai organisé mon stock par code unique, la préparation de commande devient facile. De même pour l'émission de factures ou de devis.
Quand je reçois mes commandes, je suis capable de vérifier très rapidement ce que j'ai commandé avec ma réception.
Et plus mon activité grandit et que mon nombre de produit unique augmente, plus je récolte les bénéfices de ma bonne organisation. Croyez-moi, j'ai du créé une base de référence pour une entreprise après plusieurs années d'activité et cela a pris des mois, à temps plein !

De plus, la gestion des stock vous sera facilitée car vous pourrez suivre la consommation de votre stock par produit unique, réapprovisionner au bon moment et donc réduire vos ruptures de stock. Vos clients vous diront merci !

Vous éviterez de longues heures perdues à rechercher un produit puisqu' à présent vous avez la visibilité de chaque produit, à tout moment.

Enfin, vous aurez une vraie base d'analyse de votre activité. Vous pourrez étudier les tendances d'achats de vos produits, l'impact de vos campagnes de marketing sur vos ventes et gérer vos achats en fonction de ces tendances.

Comment on fait ?

On attribut à chaque article un SKU, UPC ou un autre identifiant. Le choix dépend vraiment de la taille de votre business, de sa complexité et du besoin de communication avec d'autres entités. Si vous avez un grand besoin de suivre votre produit à différents points de la chaîne logistique (ou supply chain) avec différents acteurs (fabricants, revendeurs…), vous pourrez opter pour la création d'UPC. L'UPC est émis par une organisation internationale (GS1) tandis que le SKU est un code interne à l'entreprise.

Pour votre gestion de stock en interne, on vous conseille d'attribuer des SKU (Stock Keeping Unit) ou plus rarement en français UGS (Unité de Gestion des Stocks).

Ce code permettra d'identifier votre produit de manière unique, en attribuant à ce code tous les critères discriminants, ou variantes, de l'article. Par exemple, il pourrait contenir le style, le type, la taille, la couleur, parfois même le fournisseur ou le pays de provenance.

On démarre donc par lister les variantes qui sont importantes pour nos produits : style, marque, taille, couleur … et aussi on peut choisir d'y intégrer des critères comme le lot, la date de production ou d'expiration, la saison, l'emballage, le conditionnement, la version…etc

TO DO or not TO DO

Attention un code SKU doit correspondre à un produit unique. A ne pas confondre avec le numéro de série qui correspond à une pièce unique (souvent utilisé pour les produits sensibles ou à forte valeur, comme les PC, les parfums, certains composants…). Par contre, un SKU ne peut strictement pas correspondre à deux produits différents, il doit être unique !

Choisissez un format simple, court, qui parle à tout le monde et respectez ce format. La longueur des caractères doit être fixe. Une longueur idéale se situe entre 8 et 12 caractères selon les besoins.
On conseille d'insérer des tirets entre les blocs de caractères, correspondant aux variantes.

Il est préférable de commencer par des lettres et surtout ne pas commencer par un zéro ou d'autres caractères spéciaux.

Enfin, il est déconseillé d'utiliser le SKU d'un fournisseur ou d'un client. Ceux-ci peuvent varier sur le temps et il vous sera très compliqué de les comprendre et de les suivre en interne.

Utilisez un générateur automatique pour éviter les fautes de frappes. Ca tombe bien, AIMES vous en a préparé un !

Contactez-moi ou commentez pour que je vous envoie votre générateur de SKU !

Bonne codification !

Merci pour votre écoute, c'était Nassiba Benabdelhafid, CEO et co-fondatrice de AIMES, des solutions uniques pour le succès des petites entreprises.